Der Arbeitsprozess in Klark.one gliedert sich in vier Phasen, von der Ausschreibung bis zum Prüfbericht.

Rechte und Zuständigkeiten im Team sind unter /docs/roles beschrieben.

1. Projekt erstellen und Dokumente hochladen

• Neues Projekt im Dashboard anlegen und der Vergabe zuzuordnen.
• Ausschreibungsunterlagen (PDF, DOCX, XLSX) hochladen, auch als Ordnerstruktur per Drag and Drop.
• Das System konvertiert die Dokumente automatisch in Markdown und erstellt Metadaten.

Siehe /docs/project-creation.

2. Anforderungen extrahieren (A-Info)

Im Bereich Anforderungen des Projekts werden die Ausschreibungsunterlagen analysiert:

• Info: KI-extrahierte Projektdaten (Auftraggeber, Fristen, Verfahrensart, CPV-Codes).
• Doks: Übersicht und Analyse der Ausschreibungsunterlagen.
• Kriterien: Automatisch extrahierte Bewertungskriterien (Eignungs-, Auswahl-, Zuschlagskriterien). Die Kriterien werden in granulare Prüfpunkte zerlegt.
• KI-Chat: Interaktive Fragen an die Projektdokumente.

Siehe /docs/projektanforderungen.

3. Bieter prüfen (B-Info)

Nach Eingang der Bieterangebote werden diese geprüft:

• Nachweis-Matching: KI ordnet die Bieterdokumente den geforderten Nachweisen automatisch zu. Fehlende Nachweise werden erkannt.
• Kriterienprüfung: KI prüft jedes Kriterium gegen die zugeordneten Dokumente und schlägt eine Bewertung vor (erfüllt, nicht erfüllt, teilweise).
• Der Prüfer überprüft die Vorschläge, korrigiert bei Bedarf und trifft die finale Entscheidung.
• Jede Bewertung wird mit Fundstellen und Begründungen revisionssicher dokumentiert.

Siehe /docs/bieteraudit.

4. Prüfbericht

Sind alle Kriterien geprüft, werden die Ergebnisse zusammengeführt:

• Bieterbericht: Zusammenfassung aller Entscheidungen, Begründungen und Fundstellen pro Bieter.
• Projektübersicht: Vergleichbare Darstellung der Bewertungen über alle Bieter hinweg.
• Export als Dokument (DOCX).

(In Entwicklung: Die projektbezogene Vergleichsübersicht wird schrittweise ausgebaut.)

Siehe /docs/workflow.

Aufgaben-System

Alle Hintergrundaufgaben (Konvertierung, Matching, Kriterienprüfung, etc.) werden über ein zentrales Aufgabensystem gestartet und überwacht. Der Fortschritt wird in Echtzeit unten rechts als Badge angezeigt.